Der optimale Weg zur Digitalisierung

Neuen Zeiten. Neue Herausforderungen. Neues System.

Digitalisierung. Das ist seit der Gründung im Jahr 2006 das beherrschende Thema des Teams der Berliner Immobilienagentur Guthmann & Guthmann Immobilien. Dabei hat das Team um den Kommunikationswissenschaftler Peter Guthmann im Laufe der Jahre die Schwerpunkte immer wieder neu gesetzt. Als andere noch Exposés per Post und Fax versandten, holte die Kreuzberger Firma ihre internationalen Kunden schon per Videokonferenz ins Büro, baute eine interaktive Webseite auf und betrieb als eine der ersten Immobilienmakler in Berlin SEO-Marketing.

Als Bottleneck erwies sich für die ambitionierten Makler jedoch immer wieder die über 11 Jahre eingesetzte CRM eines großen Anbieters. Die Lösung konnte schlicht mit dem Entwicklungstempo des Maklerhauses nicht mithalten. Geschäftsführer erkennen diese Entwicklung meist dann, wenn in Meetings immer mehr Zeit für Diskussionen verbracht wird, ob und wie Ideen mit der eingesetzten CRM-Lösung realisiert werden können. Die Innovation rückt in den Hintergrund und das Unternehmen widmet sich nicht mehr dem Tagesgeschäft. Ein gefährlicher Moment, für das Unternehmen und für die CRM.

Was hat Sie zur Einführung von Propstack bewogen?

„Uns haben vor allem veraltete Schnittstellen und die fehlende Bereitschaft gestört, sich auf unsere Ideen und Belange einzulassen. Bis eine Änderung oder Anpassung durch war, vergingen viele Monate, wenn sie überhaupt umgesetzt werden konnte. Das war auch bei kleinen Wünschen der Fall. Änderungen mussten sprichwörtlich bis zur Geschäftsführung eskaliert werden. Bis dahin hatten wir meist CRM-externe Workarounds entwickelt.“ so Peter Guthmann – geschäftsführender Inhaber des Unternehmens.

„Wir standen im Jahr 2017 – nicht zum ersten Mal – vor dieser Situation. Und wir haben uns damals entschieden, uns künftig nur noch dann mit unserer CRM zu beschäftigen, wenn uns dies weiterbringt. Zurück zu unserer Kerntätigkeit war unser Motto: Wir verdienen unser Geld mit der Beratung unserer Kunden rund um Berlin, dem Verkauf von Immobilien, der Marktanalyse und der Entwicklung von Projekten. Wir beschäftigen uns nicht mit Software-Lösungen. Der Beschluss, die CRM zu wechseln war nicht leichtfertig. Aber er fiel uns leicht.“

Was hat sich durch den Wechsel in das Immobilien-CRM von Propstack verändert?

„Propstack orientiert sich am Tagesgeschäft und an uns. Es gibt keinen Eskalationsmechanismus über unterschiedliche Supportstufen, rauf in die Entwicklungsabteilung, zurück zum Qualitätsmanagement, runter in die Inhouse-Schulung, rauf zur Marketing-Abteilung und so weiter. Was dem Propstack-Team sinnvoll und machbar scheint, wird umgesetzt und ausgerollt. So muss eine CRM funktionieren. Alles andere ist old-school.“, sagte Peter Guthmann, der selbst jahrelang als Berater in internationalen Projekten gearbeitet hat.

„Um Probleme zu vermeiden, entschieden wir uns für einen Testlauf der Migration über einen Datenbank Dump in eine nicht produktive Propstack Umgebung. Separat wurde die API zur Webseite betrachtet. Im Vordergrund stand zunächst das Mapping der Alt-CRM-Felder – Propstack. Durch die strukturierte Vorarbeit von Propstack war es bereits im zweiten Durchlauf möglich, unsere Daten fast fehlerfrei zu laden. Auch nach fast 12-monatigem Betrieb haben sich keine Fehler gezeigt, die im Rahmen der Datenmigration entstanden wären.“