Prozesse verstehen. Automatisieren.
Weiterentwickeln.
Propstack entwickelt sich weiter – und mit dem Oktober-Update wird besonders deutlich, in welche Richtung die Reise geht.
Neben zahlreichen Verbesserungen im täglichen Arbeiten mit Objekten, Einheiten und Kontakten steht diesmal ein Thema im Mittelpunkt, das künftig eine noch größere Rolle spielen wird: Prozesse direkt in Propstack sichtbar machen, Informationen besser zusammenführen und wiederkehrende Abläufe gezielt automatisieren.
Mit Proppi werden Informationen aus Kontakten, Objekten, E-Mails, Aufgaben, Notizen und Terminen miteinander verbunden. Dadurch lassen sich Zusammenhänge schneller erfassen, offene Punkte erkennen und nächste Schritte vorbereiten.
Der Propstack Workflow Builder führt Automatisierungen, Aktivitäten, Bedingungen und weitere Bestandteile eines CRM-Prozesses zu einem zusammenhängenden Workflow zusammen. Statt einzelne Einstellungen an verschiedenen Stellen im System zu verwalten, wird der gesamte Ablauf auf einer gemeinsamen Arbeitsfläche sichtbar und kann direkt im jeweiligen Kontext bearbeitet werden.
Damit geht es um mehr als eine einzelne Funktion: Prozesse werden verständlicher, leichter übertragbar und einfacher weiterzuentwickeln. Gleichzeitig lassen sich wiederkehrende Abläufe gezielter strukturieren und automatisieren.
Auch im Commercial-Bereich entwickelt Propstack die Möglichkeiten weiter. Eine neue KI-Raumgestaltung hilft dabei, Gewerbeflächen anschaulicher darzustellen, während Einheiten direkt aus der Vorschau angelegt und bearbeitet werden können.
Zusätzlich bringt das Oktober-Update konkrete Verbesserungen für Kontakte, Medien und Dokumente – von objektübergreifenden Kontaktaktionen bis hin zu mehrsprachigen Bildtiteln, mehreren Ogulo-Touren und flexibleren Objektberichten.
Die wichtigsten Propstack Neuerungen im Überblick
- Proppi und Workflow Builder: CRM-Kontext besser nutzen, Prozesse sichtbar machen und wiederkehrende Abläufe gezielt automatisieren
- Proppi-Masterclass: Proppi, KI-Prompting und den Workflow Builder live anhand konkreter Beispiele kennenlernen
- KI-Raumgestaltung für Gewerbe: 14 zusätzliche Raumtypen, passende Stilrichtungen und verfeinerbare Varianten
- Einheitenvorschau: Mehr Übersicht über Einheiten direkt im Stacking-Plan und in der Selektion
- Einheiten bearbeiten: Einheiten direkt aus der Vorschau erstellen und aktualisieren
- Verknüpfte Kontakte: Kontakte aus mehreren ausgewählten Objekten gesammelt anzeigen und gezielter aktivieren
- Medien und Dokumente: Bildtitel, Übersetzungen, Ogulo-Touren und Objektberichte effizienter vorbereiten
Proppi und der
Propstack Workflow Builder
Vom CRM-Kontext zum verständlichen Prozess
CRM-Prozesse bestehen selten aus nur einem einzelnen Schritt. Eine Anfrage kommt herein, wird qualifiziert, eine Aktivität wird ausgelöst, ein Follow-up geplant und zu einem späteren Zeitpunkt erneut eine Aktion gestartet.
Die dafür notwendigen Informationen liegen häufig bereits in Propstack – in Kontakten, Objekten, E-Mails, Aufgaben, Notizen und Terminen. Entscheidend ist, wie schnell daraus ein klarer nächster Schritt wird.
Proppi verbindet diesen Arbeitskontext und hilft dabei, Zusammenhänge schneller zu erfassen, offene Punkte zu erkennen und nächste Schritte vorzubereiten.
Der Workflow Builder setzt an der Prozessseite an. Automatisierungen, Aktivitäten, Textbausteine und Bedingungen werden als zusammenhängender Ablauf sichtbar. So lässt sich nicht nur erkennen, was konfiguriert wurde, sondern auch, wie die einzelnen Schritte miteinander verbunden sind.
Aus einzelnen Einstellungen wird ein nachvollziehbarer Workflow.
Workflow Builder:
Prozesse auf einen Blick verstehen
Der Workflow Builder schafft eine gemeinsame Arbeitsfläche für CRM-Prozesse.
Prozessschritte, Automatisierungen und Bedingungen werden miteinander verbunden und als Ablauf dargestellt. Dadurch wird auf einen Blick nachvollziehbar:
- Was löst den Prozess aus?
- Welche Schritte folgen darauf?
- Welche Bedingungen greifen?
- Was passiert anschließend?
- Wann wird die nächste Aktion ausgeführt?
Gerade bei komplexeren Abläufen wird dadurch sichtbar, wie einzelne Einstellungen zusammenspielen.
Das erleichtert nicht nur die Konfiguration, sondern auch die Kommunikation innerhalb des Teams.
Im Oktober wurde die Darstellung weiter verbessert: Workflow-Knoten zeigen zusätzliche Metadaten und die Ansicht bietet mehr Platz. So lassen sich auch umfangreichere Abläufe übersichtlicher nachvollziehen.
Zusätzlich wurde die Ausführung von Workflow-Containern stabilisiert, damit automatisierte Abläufe zuverlässiger verarbeitet werden können.
Workflows direkt bearbeiten
Der Workflow Builder bleibt dabei nicht bei der Visualisierung stehen.
Elemente lassen sich per Drag & Drop anordnen, neue Prozessschritte ergänzen und bestehende Inhalte direkt im jeweiligen Kontext bearbeiten. Auch Zeitsteuerungen können dort angepasst werden, wo sie im Prozess relevant sind.
Die Änderungen werden anschließend direkt in Propstack gespeichert.
Neu ist außerdem, dass Automationen automatisch über alle Kontakte eines Objekts laufen können. Dadurch lassen sich beispielsweise Nachfassaktionen, Objektkommunikation oder weitere Kontaktabläufe gezielter strukturieren und automatisieren.
Damit entsteht aus der bisherigen Konfiguration an verschiedenen Stellen ein gemeinsamer Arbeitsplatz für das Prozessmanagement.
Wissen bleibt nicht nur im Kopf
In vielen Unternehmen funktionieren Prozesse auch deshalb, weil einzelne Mitarbeiter:innen genau wissen, was wann zu tun ist.
Dieses Wissen wird mit dem Workflow Builder stärker im System sichtbar.
Die visuelle Darstellung kann die Einarbeitung neuer Teammitglieder erleichtern, Abstimmungen unterstützen und Übergaben vereinfachen. Statt sich durch einzelne Einstellungen zu arbeiten oder zusätzliche Prozessdokumentationen zu pflegen, lässt sich der Ablauf direkt in Propstack nachvollziehen.
So wird aus individuellem Prozesswissen eine gemeinsame Arbeitsgrundlage.
Bewährte Prozesse einfacher übertragen
Prozesse entstehen nicht immer nur in einem Team oder an einem einzelnen Standort.
Auch über mehrere Shops hinweg kann der Workflow Builder dabei helfen, bewährte Abläufe leichter zu übertragen und konsistent zu halten.
Ein Sync-Check macht Abweichungen zwischen Prozessen sichtbar und unterstützt dabei, Unterschiede schneller zu erkennen.
Damit geht es nicht nur darum, neue Automatisierungen zu erstellen. Es geht auch darum, bestehende Prozesse zu standardisieren, Wissen zu teilen und Workflows kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Proppi, KI-Prompting und Workflows live erleben
Ein Workflow Builder kann Prozesse sichtbar und bearbeitbar machen. Entscheidend bleibt jedoch, welche Informationen im Arbeitsalltag relevant sind, wie wiederkehrende Abläufe aufgebaut sind und an welchen Stellen KI und Automatisierung sinnvoll unterstützen können.
Genau diesen Zusammenhang zeigt die kostenlose Proppi-Masterclass im Oktober. Proppi, KI-Prompting und der Workflow Builder werden live anhand konkreter Beispiele aus dem Makleralltag vorgestellt.
Dabei wird sichtbar, wie vorhandener CRM-Kontext genutzt werden kann, um Informationen schneller einzuordnen, Inhalte vorzubereiten und strukturierte nächste Schritte abzuleiten.
Die Masterclass richtet den Blick damit nicht nur auf einzelne Funktionen, sondern auf das Zusammenspiel von Proppi, KI und automatisierten Abläufen.
Weitere Neuerungen im Oktober
Proppi und der Workflow Builder geben die Richtung vor. Gleichzeitig bringt das Oktober-Update viele konkrete Verbesserungen in den täglichen Arbeitsablauf – besonders für Gewerbeimmobilien, Kontakte sowie die Arbeit mit Medien und Dokumenten.
KI-Raumgestaltung:
Gewerbeflächen anschaulicher präsentieren
Propstack Commercial wird um eine neue KI-Raumgestaltung erweitert. Damit lassen sich Gewerbeflächen für unterschiedliche Nutzungsszenarien sichtbar machen und bereits in der Vermarktung verständlicher darstellen.
Für Gewerbeimmobilien stehen 14 zusätzliche Raumtypen zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem Einzel- und Großraumbüros, Besprechungsräume, Showrooms, Restaurants sowie Lager- und Packbereiche.
Je nach Nutzung können passende Stilrichtungen ausgewählt werden. Anschließend lassen sich vier Varianten miteinander vergleichen, um unterschiedliche Gestaltungsansätze direkt gegenüberzustellen.
Die Ergebnisse können danach per Texteingabe weiter verfeinert werden – beispielsweise mit zusätzlichem Stauraum oder freigehaltenen Laufwegen.
Gerade bei Flächen, deren spätere Nutzung auf den ersten Blick schwer vorstellbar ist, entsteht so eine zusätzliche Möglichkeit, Potenziale nachvollziehbar zu zeigen.
Einheitenvorschau:
Mehr Übersicht im Stacking-Plan
Bei der Arbeit mit Gewerbeeinheiten lassen sich wichtige Informationen jetzt schneller erfassen und vergleichen.
Die Einheitenvorschau zeigt unter anderem Lage im Objekt, Mieter, Verfügbarkeit, Warnhinweise und interne Notizen. Bei Wohneinheiten werden zusätzlich die Zimmer angezeigt.
Auch Flächen, Preise und Grundrisse sind direkt aus der Vorschau zugänglich.
So können Einheiten schneller beurteilt werden, ohne den aktuellen Arbeitskontext verlassen zu müssen.
Einheiten direkt in der Vorschau bearbeiten
Einheiten können jetzt direkt in der Einheitenvorschau erstellt und bearbeitet werden.
Die Eingabemaske konzentriert sich dabei auf die für die jeweilige Nutzungs- und Vermarktungsart relevanten Felder. Weitere konfigurierte Detailfelder können bei Bedarf ein- und ausgeblendet werden.
Neue Einheiten übernehmen passende Grunddaten des Hauptobjekts, beispielsweise Klassifikation, Außenprovision und zuständige:n Makler:in.
Flächen, Preise, Verfügbarkeiten und Grundrisse lassen sich dadurch direkt im Zusammenhang mit den übrigen Einheiten schneller vergleichen und aktualisieren.
Gerade bei Objekten mit vielen Einheiten wird das Erstellen und Aktualisieren dadurch übersichtlicher.
Verknüpfte Kontakte objektübergreifend anzeigen
Über die Aktion „Verknüpfte Kontakte anzeigen“ können aus mehreren ausgewählten Objekten die passenden Kontakte eines bestimmten Typs gesammelt angezeigt werden – beispielsweise Eigentümer, Mieter oder Käufer.
Personen, die mehreren ausgewählten Objekten zugeordnet sind, werden dabei nur einmal angezeigt.
Damit lassen sich objektübergreifende Kontaktaktionen einfacher vorbereiten.
Zusätzlich werden Wartelisten-Interessenten von ImmoScout24 als vorgeschlagene Kontakte angezeigt. So können weitere potenziell relevante Interessent:innen direkt im bestehenden Arbeitskontext berücksichtigt werden.
Auch die Orientierung innerhalb der Kontakt- und Deal-Informationen wurde verbessert: Die Quelle eines Deals ist in den Kontakt-Deals sichtbar, und vorgeschlagene Kontakte zeigen zusätzliche Bereichsspalten.
Zielgruppen für Mailings, Nachfassaktionen und weitere Aktivitäten lassen sich dadurch schneller zusammenstellen und gezielter bearbeiten.
Medien und Dokumente effizienter vorbereiten
Auch bei Medien und Dokumenten reduziert das Oktober-Update mehrere manuelle Arbeitsschritte.
Bildtitel können in der Medienübersicht mehrsprachig angezeigt und gesammelt bearbeitet werden. Das erleichtert insbesondere die Vorbereitung von Inhalten für unterschiedliche Sprachversionen und Vermarktungskanäle.
Mit einem hinterlegten DeepL-Pro-API-Key lassen sich fehlende Übersetzungen für mehrere Bilder gleichzeitig erstellen. Statt Bildtitel einzeln zu übertragen, können fehlende Sprachversionen gesammelt ergänzt werden.
Immobilien können außerdem mit mehreren Ogulo-Touren verknüpft werden. Damit lassen sich unterschiedliche virtuelle Rundgänge einem Objekt zuordnen, wenn mehrere Touren benötigt werden.
Objektberichte lassen sich mit mehreren Einzelberichten versenden. Zusätzlich können geschützte globale Dokumentenordner geöffnet werden.
Medien, Berichte und Dokumente lassen sich damit mit weniger manueller Nacharbeit für unterschiedliche Vermarktungssituationen vorbereiten.
Fazit:
Ein Update – und ein Blick auf das, was kommt
Das Oktober-Update bringt viele konkrete Verbesserungen: Gewerbeflächen lassen sich mit KI anschaulicher darstellen, Einheiten übersichtlicher betrachten und direkt bearbeiten, Kontakte können objektübergreifend zusammengestellt werden und Medien sowie Dokumente lassen sich effizienter vorbereiten.
Gleichzeitig zeigt das Update eine größere Entwicklung:
Propstack soll nicht nur Aufgaben verwalten. Propstack soll dabei helfen, die dahinterliegenden Prozesse zu verstehen und weiterzuentwickeln.
Proppi verbindet dafür den vorhandenen Arbeitskontext aus Kontakten, Objekten, E-Mails, Aufgaben, Notizen und Terminen.
Mit dem Workflow Builder werden Prozesse sichtbar, direkt bearbeitbar und durch neue Automationsmöglichkeiten stärker mit den vorhandenen Kontakten und Objekten verknüpft.
Im Commercial-Bereich helfen neue KI-Funktionen dabei, Flächen verständlicher zu präsentieren, während die Einheitenbearbeitung näher an den direkten Arbeitskontext rückt.
Und auch bei Kontakten, Medien und Dokumenten werden wiederkehrende Arbeitsschritte gezielter gebündelt.
Die gemeinsame Richtung dahinter:
Weniger suchen. Weniger wechseln. Prozesse besser verstehen. Und mehr direkt in Propstack erledigen.
Du willst Proppi und den Workflow Builder live erleben?
In der kostenlosen Proppi-Masterclass zeigen wir Proppi, KI-Prompting und den Workflow Builder live anhand konkreter Beispiele aus dem Makleralltag.
Häufige Fragen
Der Propstack Workflow Builder ist eine Funktion für die visuelle Gestaltung und Verwaltung von CRM-Prozessen. Automatisierungen, Aktivitäten, Textbausteine und Bedingungen werden auf einer gemeinsamen Arbeitsfläche als zusammenhängender Ablauf dargestellt und können direkt dort bearbeitet werden.
Mit dem Workflow Builder lassen sich CRM-Prozesse visuell darstellen und bearbeiten. Prozessschritte können per Drag & Drop angeordnet und ergänzt werden. Inhalte und Zeitsteuerungen lassen sich direkt im jeweiligen Kontext bearbeiten. Die Änderungen werden anschließend direkt in Propstack gespeichert.
Workflow-Knoten zeigen zusätzliche Metadaten, die Ansicht bietet mehr Platz und die Ausführung von Workflow-Containern wurde stabilisiert. Zusätzlich können Automationen automatisch über alle Kontakte eines Objekts laufen.
Proppi verbindet Informationen aus Kontakten, Objekten, E-Mails, Aufgaben, Notizen und Terminen. Dadurch lassen sich Zusammenhänge schneller erfassen, offene Punkte erkennen und nächste Schritte vorbereiten.
In der kostenlosen Masterclass werden Proppi, KI-Prompting und der Workflow Builder live anhand konkreter Beispiele aus dem Makleralltag gezeigt. Die Masterclass findet am 26. Oktober 2026 von 10:00 bis 11:00 Uhr statt.
Für Gewerbeimmobilien stehen 14 zusätzliche Raumtypen zur Verfügung, darunter Einzel- und Großraumbüros, Besprechungsräume, Showrooms, Restaurants sowie Lager- und Packbereiche. Je nach Nutzung können passende Stilrichtungen ausgewählt und vier Varianten miteinander verglichen werden. Ergebnisse lassen sich anschließend per Texteingabe verfeinern.
Die Einheitenvorschau zeigt wichtige Informationen wie Lage im Objekt, Mieter, Verfügbarkeit, Warnhinweise und interne Notizen direkt in der Vorschau. Bei Wohneinheiten werden zusätzlich die Zimmer angezeigt. Auch Flächen, Preise und Grundrisse sind schneller zugänglich.
Ja. Einheiten können direkt in der Einheitenvorschau erstellt und bearbeitet werden. Die Eingabemaske konzentriert sich dabei auf die für die jeweilige Nutzungs- und Vermarktungsart relevanten Felder. Weitere konfigurierte Detailfelder können bei Bedarf ein- und ausgeblendet werden. Neue Einheiten übernehmen passende Grunddaten des Hauptobjekts.
Ja. Über die Aktion „Verknüpfte Kontakte anzeigen“ in der Objektliste können Kontakte eines ausgewählten Typs aus mehreren Objekten gesammelt in der Kontaktliste geöffnet werden. Kontakte, die mehreren ausgewählten Objekten zugeordnet sind, werden dabei nur einmal angezeigt.
Wartelisten-Interessenten von ImmoScout24 werden als vorgeschlagene Kontakte angezeigt. Zusätzlich ist die Quelle eines Deals in den Kontakt-Deals sichtbar, und vorgeschlagene Kontakte zeigen zusätzliche Bereichsspalten für mehr Orientierung.
Bildtitel können in der Medienübersicht mehrsprachig angezeigt und gesammelt bearbeitet werden. Mit einem hinterlegten DeepL-Pro-API-Key lassen sich fehlende Übersetzungen für mehrere Bilder gleichzeitig erstellen.
Ja. Immobilien können mit mehreren Ogulo-Touren verknüpft werden. Objektberichte lassen sich außerdem mit mehreren Einzelberichten versenden. Zusätzlich können geschützte globale Dokumentenordner geöffnet werden.