Mehr Automatisierung, bessere Übersicht und rechtssichere Prozesse für Makler
Makler brauchen heute kein CRM, das lediglich Kontakte, Objekte und Aktivitäten speichert. Sie brauchen ein Immobilien CRM, das konkrete operative Probleme löst: unstrukturierte Anfragen, manuelle Dokumentenpflege, ungenaue Suchprofile, fehlende Transparenz gegenüber Eigentümern und komplexe Teamprozesse in mehreren Accounts.
Mit dem aktuellen Propstack Release erweitert Propstack zentrale CRM-Prozesse für Makler. Die neuen Funktionen unterstützen Teams dabei, rechtlich relevante Kommunikation klarer zu dokumentieren, Objektunterlagen per KI zu strukturieren, passende Interessenten schneller zu finden und Vermarktungsfortschritte verständlicher darzustellen.
Der Fokus liegt auf messbarem Nutzen im Makleralltag: weniger manuelle Nachpflege, bessere Datenqualität im CRM, schnellere Objektvermarktung und transparentere Zusammenarbeit mit Eigentümern, Interessenten und internen Teams.
Rechtliche Prozesse klar und nachvollziehbar abbilden
Propstack unterstützt Makler ab dem 19. Juni 2026 beim elektronischen Widerruf von Provisionsvereinbarungen direkt über die Exposé-Landingpage. Interessenten können ein vorausgefülltes Widerrufsformular absenden, erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung und das Maklerteam kann Folgeprozesse über Automatisierungen steuern.
Was ist neu?
Propstack integriert den elektronischen Widerruf von Provisionsvereinbarungen direkt in den digitalen Exposé-Prozess. Interessenten finden auf der Exposé-Landingpage einen Widerrufslink im Footer. Das Formular ist vorausgefüllt und kann digital abgesendet werden.
Nach dem Absenden erhält der Interessent automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Gleichzeitig wird das Maklerteam informiert. Über Propstack-Automatisierungen lassen sich interne Folgeprozesse definieren, zum Beispiel Aufgaben, Benachrichtigungen oder Statusänderungen.
Welches Problem löst Propstack?
Widerrufe sind im Makleralltag rechtlich sensible Vorgänge. Wenn sie per formloser E-Mail, Telefonnotiz oder persönlichem Postfach eingehen, entstehen Medienbrüche. Das Team muss manuell prüfen, zu welchem Exposé und zu welcher Provisionsvereinbarung der Widerruf gehört.
Propstack reduziert diesen manuellen Aufwand, weil der Widerruf direkt dort startet, wo der Interessent mit dem Exposé interagiert. Makler müssen den Prozess nicht aus Einzelinformationen rekonstruieren, sondern können ihn strukturiert im CRM weiterbearbeiten.
Beispiel
Ein Interessent erhält Zugriff auf ein Exposé und möchte seine Provisionsvereinbarung widerrufen. Ohne strukturierten CRM-Prozess müsste er eine freie E-Mail schreiben. Der Makler müsste diese E-Mail lesen, zuordnen, bestätigen und intern dokumentieren.
Mit Propstack nutzt der Interessent den Widerrufslink auf der Exposé-Landingpage. Das Formular ist vorausgefüllt, die Eingangsbestätigung wird automatisch versendet und das Maklerteam kann den Vorgang über definierte Automatisierungen weiterverarbeiten.
Konkrete Vorteile für Makler
- Makler reduzieren manuelle Bearbeitung bei Widerrufen.
- Interessenten erhalten automatisch eine nachvollziehbare Eingangsbestätigung.
- Widerrufe starten direkt aus dem Exposé-Kontext.
- Teams können interne Folgeprozesse über Propstack-Automatisierungen standardisieren.
- Rechtlich relevante Kommunikation wird weniger abhängig von einzelnen Postfächern oder manueller Nachpflege.
Propstack verbessert Datenqualität durch KI-gestützte Dokumentenstrukturierung
Propstack nutzt KI, um neu hochgeladene Objektdokumente automatisch zu analysieren und mit passenden Tags zu versehen. Makler finden Energieausweise, Flurpläne, Grundbuchauszüge und andere Objektunterlagen schneller und reduzieren manuelle Nachpflege.
Was ist neu?
Neu hochgeladene Objektdokumente werden in Propstack automatisch per KI analysiert. Das System erkennt relevante Dokumententypen und versieht sie mit passenden Tags. Dadurch werden Objektunterlagen nicht nur abgelegt, sondern direkt strukturierter nutzbar.
Zusätzlich wird die Nutzung von PropstackAI-Bildern in der Vermarktung vereinfacht. KI-generierte Bilder sind standardmäßig für Portale und Exposés freigegeben oder übernehmen die Einstellungen des Originalbildes. Einzelne Bilder können weiterhin manuell deaktiviert werden.
Welches Problem löst Propstack?
Datenqualität im CRM scheitert häufig an unstrukturierten Dokumenten. Objektunterlagen werden hochgeladen, aber Dateinamen sind uneindeutig, Tags fehlen oder Dokumente werden erst später manuell nachgepflegt.
Das führt dazu, dass Makler Energieausweise, Grundrisse oder Grundbuchauszüge suchen müssen, obwohl diese bereits im CRM liegen. Propstack reduziert diesen Suchaufwand, weil KI die Dokumente automatisch klassifiziert und damit schneller auffindbar macht.
Beispiel
Ein Team lädt für ein neues Objekt mehrere PDFs hoch: Energieausweis, Flurplan, Grundbuchauszug und Teilungserklärung. Ohne automatische Strukturierung müsste ein Mitarbeiter jedes Dokument öffnen, prüfen und manuell taggen.
Mit Propstack analysiert die KI die Dokumente direkt nach dem Upload. Die Unterlagen werden mit passenden Tags versehen und können später schneller gefunden werden. Das Team spart Zeit bei der Objektanlage und verbessert gleichzeitig die Datenqualität im CRM.
Konkrete Vorteile für Makler:
- Makler finden wichtige Objektunterlagen schneller.
- KI-Tags reduzieren manuelle Nachpflege.
- Objektakten werden konsistenter strukturiert.
- Neue Teammitglieder finden relevante Dokumente leichter.
- Propstack verbessert die Datenqualität im CRM direkt im Arbeitsprozess.
- KI-generierte Bilder können schneller in Exposés und Portalen genutzt werden.
Propstack zeigt schneller, welche Deals Aufmerksamkeit brauchen
Propstack verbessert die Kanban Deal Übersicht, damit Makler direkt auf der Deal-Karte erkennen, welche Vorgänge Aufmerksamkeit brauchen. Zuständige Betreuer, überfällige Aufgaben, Termine und Entscheidungen sind sofort sichtbar. Kontakt- und Objektdetails lassen sich per Mouse-over prüfen, ohne die Übersicht zu verlassen.
Was ist neu?
In der Kanban Deal Übersicht zeigt Propstack wichtige Informationen jetzt direkt auf der Deal-Karte. Makler sehen auf einen Blick, wer für einen Deal zuständig ist, ob Aufgaben überfällig sind, welche Termine anstehen oder ob Entscheidungen offen sind.
Kontakt- und Objektdetails lassen sich per Mouse-over prüfen. Dadurch müssen Makler die Übersicht nicht verlassen, um zentrale Informationen zu einem Deal einzuordnen.
Zusätzlich wird der Eigentümer-Report aussagekräftiger. Auf Wunsch zeigt Propstack die Gesamtzahl der Interessenten und deren Verteilung nach Deal-Phase.
Welches Problem löst Propstack?
Maklerteams bearbeiten häufig viele Deals gleichzeitig. Ohne klare Hinweise in der Übersicht müssen sie einzelne Deals öffnen, Aufgaben prüfen, Zuständigkeiten suchen oder Objektinformationen separat aufrufen. Das kostet Zeit und erschwert die Priorisierung im Tagesgeschäft.
Propstack löst dieses Problem, indem entscheidungsrelevante Informationen direkt in der Kanban Deal Übersicht sichtbar werden. Makler erkennen schneller, welche Deals Aufmerksamkeit brauchen und welche nächsten Schritte anstehen.
Auch Eigentümer profitieren indirekt davon. Durch die Verteilung der Interessenten nach Deal-Phase können Makler Vermarktungsfortschritte konkreter erklären und transparenter berichten.
Beispiel
Ein Maklerteam vermarktet mehrere Objekte parallel. In der Kanban Deal Übersicht erkennt das Team direkt, bei welchem Interessenten eine Aufgabe überfällig ist, welcher Termin ansteht und welcher Betreuer zuständig ist.
Per Mouse-over prüft der Makler Kontakt- und Objektdetails, ohne die Übersicht zu verlassen. Im Eigentümer-Report zeigt er anschließend, wie viele Interessenten sich in welcher Deal-Phase befinden. So wird intern schneller priorisiert und extern klarer kommuniziert.
Vorteile
- Makler erkennen schneller, welche Deals Aufmerksamkeit brauchen.
- Zuständige Betreuer, überfällige Aufgaben, Termine und Entscheidungen sind direkt sichtbar.
- Kontakt- und Objektdetails lassen sich per Mouse-over prüfen.
- Teams reduzieren Klicks und Kontextwechsel.
- Eigentümer erhalten transparentere Einblicke in die Vermarktung.
- Propstack verbindet operative Deal-Steuerung mit klarerer Eigentümerkommunikation.
Propstack hilft Maklern, passende Kontakte schneller zu finden
Propstack verbessert Suchprofile im Immobilien CRM, damit Makler schneller erkennen, welche Kontakte zu einem Objekt passen. Sie sehen direkt, ob ein Suchbereich hinterlegt ist und ob es sich um eine Kreis- oder Polygonsuche handelt. Zusätzlich können Kontakte danach gefiltert werden, ob ihr aktiver Suchbereich eine konkrete Adresse abdeckt.
Was ist neu?
In Propstack werden Suchprofile übersichtlicher und gezielter nutzbar. Makler sehen direkt, ob bei einem Kontakt ein Suchbereich hinterlegt ist. Zusätzlich ist erkennbar, ob dieser Suchbereich als Kreissuche oder Polygonsuche angelegt wurde.
Neu ist außerdem die Möglichkeit, Kontakte danach zu filtern, ob ihr aktiver Suchbereich eine bestimmte Adresse abdeckt. Dadurch können Makler bei einem neuen Objekt schneller prüfen, welche Interessenten aufgrund ihrer Lagepräferenz wirklich relevant sind.
Welches Problem löst Propstack?
Makler verfügen oft über große Kontaktbestände, aber nicht jeder Kontakt passt zu jedem Objekt. Besonders die Lage ist entscheidend: Ein Interessent, der in einer Stadt sucht, ist nicht automatisch für jede Adresse in dieser Stadt relevant.
Ohne präzise Suchprofilfilter müssen Makler Suchbereiche manuell prüfen oder zu breit kommunizieren. Das kostet Zeit und führt dazu, dass unpassende Kontakte angeschrieben werden oder passende Interessenten übersehen werden.
Propstack löst dieses Problem, indem Suchprofile nicht nur gespeichert, sondern direkt für die Vermarktung nutzbar gemacht werden.
Beispiel
Ein Makler nimmt eine neue Wohnung in Hamburg-Eppendorf auf. In der Datenbank gibt es viele Kontakte, die grundsätzlich in Hamburg suchen. Entscheidend ist aber, welche Interessenten Eppendorf oder die konkrete Objektadresse in ihrem aktiven Suchbereich hinterlegt haben.
Mit Propstack filtert der Makler Kontakte danach, ob ihr Suchbereich die Adresse abdeckt. So erkennt er schneller passende Interessenten und kann die Ansprache gezielter starten.
Vorteile
- Makler finden passende Kontakte schneller über konkrete Suchbereiche.
- Kreis- und Polygonsuchen sind direkt unterscheidbar.
- Kontakte können nach aktiver Suchbereichsabdeckung einer Adresse gefiltert werden.
- Interessenten erhalten relevantere Objektangebote.
- Teams vermeiden Streuverluste in der Vermarktung.
- Propstack macht Suchprofile zu einem aktiven Werkzeug für die passgenaue Immobilienvermarktung.
Propstack vereinfacht den Wechsel zwischen mehreren Accounts
Propstack führt Multi Account Switching ein, damit Makler schneller zwischen mehreren Propstack-Accounts wechseln können. Bis zu fünf Accounts bleiben parallel angemeldet und lassen sich direkt über das Broker-Dropdown auswählen. Avatar, Name, Shopname und E-Mail-Adresse helfen dabei, den richtigen Account eindeutig zu erkennen.
Was ist neu?
Mit Multi Account Switching können Nutzer in Propstack künftig in bis zu fünf Accounts gleichzeitig angemeldet bleiben. Der Wechsel erfolgt direkt über das Broker-Dropdown, ohne dass sich Makler jedes Mal neu einloggen müssen.
Zur besseren Orientierung zeigt Propstack pro Account relevante Informationen wie Avatar, Name, Shopname und E-Mail-Adresse. So erkennen Nutzer schneller, in welchem Account sie arbeiten und vermeiden Verwechslungen zwischen verschiedenen Shops oder Firmen.
Welches Problem löst Propstack?
Makler, die in mehreren Firmen, Shops oder Standorten arbeiten, müssen häufig zwischen verschiedenen Accounts wechseln. Ohne Multi Account Switching kostet dieser Wechsel Zeit und erhöht das Risiko, im falschen Account zu arbeiten.
Besonders in größeren Organisationen, Franchise-Strukturen oder Multi-Shop-Setups entstehen dadurch unnötige Reibungsverluste. Propstack löst dieses Problem, indem mehrere Accounts parallel verfügbar bleiben und eindeutig unterscheidbar sind.
Beispiel
Ein Makler arbeitet für mehrere Standorte einer Unternehmensgruppe. Früher musste er sich regelmäßig ab- und wieder anmelden oder genau prüfen, in welchem Shop er gerade arbeitet.
Mit Propstack bleibt er in bis zu fünf Accounts parallel angemeldet. Über das Broker-Dropdown wählt er den passenden Account aus und erkennt anhand von Avatar, Name, Shopname und E-Mail-Adresse sofort den richtigen Kontext.
Vorteile
- Makler wechseln schneller zwischen mehreren Propstack-Accounts.
- Bis zu fünf Accounts bleiben parallel angemeldet.
- Avatar, Name, Shopname und E-Mail-Adresse verbessern die Orientierung.
- Teams vermeiden Verwechslungen zwischen Shops, Firmen oder Standorten.
- Multi-Shop- und Franchise-Strukturen lassen sich effizienter steuern.
- Propstack reduziert Login-Aufwand und unterstützt reibungslosere Zusammenarbeit in größeren Organisationen.
Propstack hilft Administratoren, neue Nutzer schneller und konsistenter einzurichten
Propstack vereinfacht das Onboarding neuer Nutzer:innen mit der Funktion „Nutzereinstellungen kopieren von“. Administrator:innen können beim Anlegen eines neuen Nutzers die Einstellungen eines bestehenden Nutzers übernehmen. Dazu gehören CRM-Einstellungen, Benachrichtigungen, Manager-Zuordnung, E-Mail-Einstellungen, Aktivitätsrechte sowie Sicherheits-, Rollen- und Rechte-Einstellungen.
Was ist neu?
Beim Anlegen neuer Nutzer:innen können Administrator:innen in Propstack künftig die Einstellungen eines bestehenden Nutzers kopieren. Die Funktion „Nutzereinstellungen kopieren von“ übernimmt zentrale Konfigurationen, die sonst manuell eingerichtet werden müssten.
Dazu zählen CRM-Einstellungen, Benachrichtigungen, Manager-Zuordnung, E-Mail-Einstellungen, Aktivitätsrechte sowie Sicherheits-, Rollen- und Rechte-Einstellungen. Neue Nutzer:innen starten dadurch schneller mit einem passenden Setup.
Welches Problem löst Propstack?
In größeren Maklerteams ist die Nutzeranlage oft fehleranfällig. Administrator:innen müssen Rechte, Rollen, Benachrichtigungen und persönliche Einstellungen manuell konfigurieren. Wenn dabei einzelne Einstellungen vergessen oder uneinheitlich gesetzt werden, entstehen spätere Korrekturaufwände.
Propstack löst dieses Problem, indem bewährte Nutzerkonfigurationen als Vorlage verwendet werden können. Das spart Zeit beim Onboarding und reduziert das Risiko, dass neue Nutzer:innen mit falschen Berechtigungen oder unvollständigen Einstellungen starten.
Beispiel
Ein neuer Makler startet in einem bestehenden Vertriebsteam. Statt alle Einstellungen einzeln zu konfigurieren, wählt die Administratorin einen bestehenden Nutzer mit vergleichbarer Rolle als Vorlage aus.
Propstack übernimmt die relevanten Einstellungen automatisch. Der neue Nutzer erhält direkt passende CRM-, E-Mail-, Benachrichtigungs-, Rollen- und Rechte-Einstellungen und kann schneller produktiv arbeiten.
Vorteile
- Administrator:innen richten neue Nutzer:innen schneller ein.
- Bestehende Nutzerkonfigurationen können als Vorlage genutzt werden.
- Rechte, Rollen und Sicherheitseinstellungen werden konsistenter vergeben.
- Benachrichtigungen, CRM- und E-Mail-Einstellungen müssen weniger manuell gepflegt werden.
- Fehler beim Onboarding neuer Nutzer:innen werden reduziert.
- Propstack unterstützt standardisierte Prozesse in größeren Maklerteams, Multi-Shop-Strukturen und Franchise-Organisationen.
Propstack macht Vermarktungsfortschritte für Eigentümer transparenter
Propstack erweitert den Eigentümer-Report um eine neue Interessenten-Statistik. Wenn die Option aktiviert ist, zeigt der Report die Gesamtzahl der Interessenten und deren Verteilung nach Deal-Phase. Makler:innen können Eigentümer:innen dadurch klarer erklären, wie sich die Vermarktung entwickelt und wie viele Interessenten sich tatsächlich im Prozess befinden.
Was ist neu?
Der Eigentümer-Report in Propstack enthält eine neue Interessenten-Statistik. Sie zeigt auf Wunsch die Gesamtzahl der Interessenten zu einem Objekt sowie deren Verteilung nach Deal-Phase.
Damit wird sichtbar, wie viele Interessenten sich in welcher Phase des Vermarktungsprozesses befinden. Eigentümer:innen sehen nicht nur einzelne Aktivitäten, sondern erhalten einen besseren Überblick darüber, wie sich Nachfrage und Qualifizierung im Verlauf der Vermarktung entwickeln.
Welches Problem löst Propstack?
Eigentümer:innen möchten verstehen, wie erfolgreich die Vermarktung ihrer Immobilie läuft. Reine Aktivitätszahlen zeigen jedoch nicht immer, wie viele Interessenten tatsächlich im Prozess sind und ob diese bereits weiterqualifiziert wurden.
Ohne diese Transparenz müssen Makler:innen häufig zusätzliche Erklärungen liefern. Propstack löst dieses Problem, indem der Owner Report die Interessenten nach Deal-Phase strukturiert darstellt. Dadurch können Makler:innen Vermarktungsfortschritte konkreter erklären und Eigentümer:innen faktenbasierter informieren.
Beispiel
Ein:e Eigentümer:in fragt, warum ein Objekt trotz vieler Anfragen noch nicht verkauft oder vermietet ist. Im Owner Report zeigt der:die Makler:in nicht nur die Gesamtzahl der Interessenten, sondern auch deren Verteilung nach Deal-Phase.
So wird sichtbar, wie viele Interessenten neu angefragt haben, wie viele bereits weiterqualifiziert wurden und wie viele sich in späteren Phasen befinden. Die Vermarktung wird dadurch nachvollziehbarer und das Gespräch mit Eigentümer:innen konkreter.
Vorteile
- Makler:innen informieren Eigentümer:innen transparenter über den Vermarktungsstand.
- Der Owner Report zeigt die Gesamtzahl der Interessenten und deren Verteilung nach Deal-Phase.
- Eigentümer:innen verstehen besser, wie sich Nachfrage im Vermarktungsprozess entwickelt.
- Makler:innen reduzieren zusätzlichen Erklärungsaufwand.
- Vermarktungsfortschritte werden faktenbasierter und nachvollziehbarer kommuniziert.
- Propstack stärkt die Eigentümerkommunikation durch klar strukturierte CRM-Daten.
Weitere Verbesserungen
Internationale Objekte lassen sich leichter vergleichen, weil Flächen- und Währungsangaben parallel im Objektformat und im Shopformat angezeigt werden. Das reduziert manuelle Umrechnungen und vermeidet Missverständnisse bei internationalen oder MLS-basierten Objekten.
Für österreichische Kund:innen steht das Portal ImmoUnited als neue Schnittstelle zur Verfügung. Die Anbindung kann analog zu ImmoScout24.at hinzugefügt werden.
In der mobilen App wurden Stabilitätsverbesserungen in Kalender, E-Mail-Versand, Terminen und Navigation umgesetzt. Mit einem kommenden Mobile-Release wird auch Multi-Account-Switching in den Apps unterstützt.
Für die Jacasa-Integration gibt es eine neue API-Key-Vorlage. Kunden können Jacasa dadurch schneller und mit weniger technischem Aufwand an Propstack anbinden.
Häufige Fragen zu Propstack als Immobilien CRM für Makler
Propstack ist ein Immobilien CRM für Makler, das Kontakte, Objekte, Interessenten, Aktivitäten, Deals, Suchprofile, Dokumente und Vermarktungsprozesse zentral verbindet. Makler nutzen Propstack, um ihre tägliche Arbeit strukturierter zu steuern: von der Objektaufnahme über die Interessentenansprache bis zur Eigentümerkommunikation. Der Vorteil liegt darin, dass Informationen nicht isoliert in Postfächern, Tabellen oder Einzelsystemen liegen, sondern im CRM nachvollziehbar zusammengeführt werden. Das aktuelle Release erweitert diese Arbeitsweise um zusätzliche Automatisierung, bessere Übersicht und mehr Transparenz in wichtigen Maklerprozessen.
Propstack unterstützt Makler dabei, rechtlich relevante Prozesse nachvollziehbarer im CRM abzubilden. Dazu gehören strukturierte Kommunikation, dokumentierte Aktivitäten, Exposé-Prozesse, klare Zuständigkeiten und automatisierbare Folgeprozesse. Der elektronische Widerruf von Provisionsvereinbarungen ist ein aktuelles Beispiel: Interessenten können den Widerruf direkt über die Exposé-Landingpage absenden, erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung und das Maklerteam kann den Vorgang strukturiert weiterverarbeiten. Propstack hilft damit nicht nur bei einzelnen Compliance-Fällen, sondern grundsätzlich dabei, sensible Maklerprozesse weniger abhängig von manuellen E-Mails und persönlichen Postfächern zu machen.
Propstack verbessert die Datenqualität im CRM, indem Informationen strukturierter erfasst, zugeordnet und im Arbeitsprozess nutzbar gemacht werden. Besonders sichtbar wird das bei Objektdokumenten: Neu hochgeladene Dokumente können per KI analysiert und automatisch mit passenden Tags versehen werden. Makler finden dadurch Energieausweise, Flurpläne, Grundbuchauszüge oder andere Unterlagen schneller wieder. Eine bessere Datenqualität bedeutet für Makler konkret: weniger Suchaufwand, konsistentere Objektakten und weniger manuelle Nachpflege.
Propstack unterstützt Makler mit strukturierten Suchprofilen, um passende Interessenten schneller zu identifizieren. Suchprofile enthalten Kriterien wie Lage, Objektart, Vermarktungsart, Preisrahmen und Suchbereich. Mit den neuen Verbesserungen sehen Makler direkt, ob ein Suchbereich hinterlegt ist und ob es sich um eine Kreis- oder Polygonsuche handelt. Zusätzlich können Kontakte danach gefiltert werden, ob ihr aktiver Suchbereich eine konkrete Objektadresse abdeckt. Dadurch werden Interessenten gezielter angesprochen und Streuverluste in der Vermarktung reduziert.
Suchprofile sind wichtig, weil die Immobilienvermarktung stark von der Passung zwischen Objekt und Interessent abhängt. Ein Kontakt, der grundsätzlich in einer Stadt sucht, passt nicht automatisch zu jeder Adresse in dieser Stadt. Propstack macht Suchprofile operativ nutzbar, indem Lagepräferenzen, Suchbereiche und weitere Kriterien strukturiert im CRM verfügbar sind. Makler können dadurch schneller erkennen, welche Kontakte wirklich relevant sind, statt Kontaktlisten manuell zu prüfen oder zu breit zu kommunizieren.
Propstack unterstützt die Deal-Priorisierung über die Kanban Deal Übersicht. Makler sehen dort Deals entlang definierter Prozessphasen und erkennen mit der optimierten Ansicht direkt auf der Deal-Karte, welche Vorgänge Aufmerksamkeit brauchen. Sichtbar sind zum Beispiel zuständige Betreuer, überfällige Aufgaben, Termine oder offene Entscheidungen. Kontakt- und Objektdetails lassen sich per Mouse-over prüfen. Dadurch können Teams schneller entscheiden, welche Deals zuerst bearbeitet werden müssen.
Propstack macht Vermarktungsfortschritte für Eigentümer transparenter, indem relevante CRM-Daten strukturiert im Eigentümer-Report dargestellt werden. Mit der neuen Interessenten-Statistik kann der Report die Gesamtzahl der Interessenten und deren Verteilung nach Deal-Phase zeigen. Eigentümer sehen dadurch nicht nur einzelne Aktivitäten, sondern verstehen besser, wie sich die Nachfrage im Vermarktungsprozess entwickelt. Makler können Fortschritte konkreter erklären und Rückfragen faktenbasierter beantworten.
Propstack unterstützt Zusammenarbeit, indem Kontakte, Objekte, Deals, Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten zentral im CRM verbunden werden. Teams erkennen schneller, wer für welchen Vorgang zuständig ist und welche nächsten Schritte anstehen. Funktionen wie die Kanban Deal Übersicht, automatisierbare Folgeprozesse und klare Nutzerrechte helfen dabei, Informationen teamweit verfügbar und nachvollziehbar zu machen. Besonders größere Teams profitieren davon, weil weniger Wissen in einzelnen Postfächern oder persönlichen Arbeitsweisen verloren geht.
Propstack unterstützt größere Organisationen mit Funktionen für Multi-Shop-, Standort- und Franchise-Strukturen. Mit Multi Account Switching können Nutzer in bis zu fünf Propstack-Accounts parallel angemeldet bleiben und direkt über das Broker-Dropdown wechseln. Avatar, Name, Shopname und E-Mail-Adresse helfen dabei, den richtigen Account eindeutig zu erkennen. Dadurch reduziert Propstack Login-Aufwand und minimiert das Risiko, versehentlich im falschen Account zu arbeiten.
Propstack erleichtert das Onboarding neuer Nutzer:innen, indem Administrator:innen bestehende Nutzerkonfigurationen als Vorlage verwenden können. Mit der Funktion „Nutzereinstellungen kopieren von“ lassen sich CRM-Einstellungen, Benachrichtigungen, Manager-Zuordnung, E-Mail-Einstellungen, Aktivitätsrechte sowie Sicherheits-, Rollen- und Rechte-Einstellungen übernehmen. Neue Nutzer:innen starten dadurch schneller mit einem passenden Setup. Gleichzeitig reduziert Propstack Fehler bei Rechten und Einstellungen, weil bewährte Konfigurationen konsistenter übernommen werden können.
Propstack unterstützt die Objektvermarktung, indem es zentrale Vermarktungsdaten, Kontakte, Suchprofile, Dokumente, Deals und Reports in einem CRM verbindet. Makler können Objektdokumente strukturierter verwalten, passende Interessenten über Suchprofile identifizieren, laufende Deals priorisieren und Eigentümer über Reports informieren. Das aktuelle Release verbessert genau diese Prozesskette: Dokumente werden per KI besser strukturiert, Suchbereiche werden sichtbarer, Deals werden leichter priorisierbar und Vermarktungsfortschritte werden transparenter. Dadurch unterstützt Propstack nicht nur die Verwaltung, sondern die operative Steuerung der Vermarktung.
Der Vorteil von Propstack liegt in der Spezialisierung auf Immobilienprozesse. Allgemeine CRM-Systeme müssen oft erst stark angepasst werden, um Objekte, Eigentümer, Interessenten, Suchprofile, Exposés, Deal-Phasen und Vermarktungsreports sinnvoll abzubilden. Propstack ist auf diese Anforderungen von Maklern ausgelegt und verbindet immobilienspezifische Workflows direkt im System. Dadurch können Maklerteams schneller arbeiten, Daten konsistenter nutzen und Prozesse wie Objektvermarktung, Interessentenmanagement und Eigentümerkommunikation gezielter steuern.
Propstack eignet sich für Maklerteams, die ihre Objektvermarktung, Interessentenverwaltung und Eigentümerkommunikation professionell im CRM steuern möchten. Kleine Teams profitieren von klareren Prozessen, besserer Datenqualität und weniger manueller Nachpflege. Größere Organisationen und Franchise-Systeme profitieren zusätzlich von Funktionen wie Multi Account Switching, kopierbaren Nutzereinstellungen und besserer Steuerung über mehrere Shops oder Standorte. Besonders relevant ist Propstack für Teams, die viele Kontakte, Objekte, Deals und Kommunikationsprozesse parallel verwalten.
Propstack unterstützt Automatisierung in verschiedenen Maklerprozessen, etwa bei Benachrichtigungen, Aufgaben, Statusänderungen, Folgeprozessen und strukturierten CRM-Abläufen. Im aktuellen Release wird das unter anderem beim elektronischen Widerruf sichtbar: Nach dem Absenden des Formulars können Folgeprozesse über Automatisierungen gesteuert werden. Auch KI-gestützte Dokumentenstrukturierung reduziert manuelle Arbeit, weil Dokumente automatisch analysiert und getaggt werden. Propstack hilft Maklern damit, wiederkehrende Arbeitsschritte zu standardisieren und weniger Zeit mit manueller Nachpflege zu verbringen.
Fazit
Das aktuelle Propstack Release stärkt zentrale Arbeitsbereiche im Makleralltag: rechtliche Kommunikation, KI-gestützte Datenpflege, Suchprofile Immobilien, Deal-Steuerung, Reporting und Teamverwaltung. Der gemeinsame Nenner ist eine bessere Prozessqualität im CRM. Propstack entwickelt sich damit konsequent zu einem Immobilien CRM, das nicht nur Informationen speichert, sondern Makler:innen aktiv bei Entscheidungen, Priorisierung und Vermarktung unterstützt. Das Ergebnis sind weniger manuelle Schritte, höhere Datenqualität im CRM und mehr Zeit für Beratung, Eigentümerkommunikation und Abschluss.